Tipps & Tricks

• InDesign: Vom Übersetzungsbüro schnurstracks ins Layout
• InDesign: Anführungszeichen austauschen
• InDesign: Zeichenformat bearbeiten
• InDesign: Genau verschieben
• InDesign: Farbetiketten in der Seitenpalette
• InDesign: Preflight als Performance-Bremse

Vom Übersetzungsbüro schnurstracks ins Layout

(msc) Mitunter kommt es vor, dass ein Tipp aus dem Publisher weitere Fragen nach sich zieht. Das war beim Beitrag «Per IDML geht es ans Eingemachte» aus der Ausgabe 2-11 der Fall. Ein Leser konfrontierte uns mit folgender Frage:

«Leider konnte mir bis heute niemand von Adobe weiterhelfen. Mein Problem lautet wie folgt: Ich erstelle ein neues Dokument in InDesign CS 5 in deutscher Sprache. Früher konnte ich aus dem CS 3 ein ‹Interchange-Format› exportieren, welches von unserer Übersetzungsfirma in Word geöffnet wurde. Der Text wurde angepasst und wieder an mich retourniert. So liessen sich prob­lemlos grosse Broschüren und Dokumentationen in mehreren Sprachen erstellen. Leider ist dies laut unserer Übersetzungsfirma mit dem IDML-Format nicht mehr möglich.

Jetzt habe ich Ihren InDesign-Tipp gelesen. Gibt es über das XML-Format eine Möglichkeit, mit der sich der Text einfach finden, abändern und in InDesign weiterverwenden lässt?»

In einer IDML-Datei sind die Textrahmen aus der InDesign-Satzdatei im Ordner «Stories» enthalten. Es gibt pro Textrahmen eine XML-Datei, wobei die XML-Struktur es schwierig bis unmöglich macht, die Bearbeitungen direkt in dieser Datei vorzunehmen.

Das ist allerdings auch gar nicht nötig. Der einfachste Weg geht über verknüpfte Dateien. Sie können in InDesign Textdokumente (zum Beispiel Word-Dokumente) verknüpfen. Wenn sich die Inhalte im Worddokument ändert, dann brauchen Sie nur die Verknüpfung zu aktualisieren, damit sich der Inhalt auch in der InDesign-Satzdatei aufdatiert. Das funktioniert mit Text genauso wie mit verknüpften Bildern.

Entsprechend richten Sie Ihr Dokument ein, indem Sie Worddokumente mit Blindtext platzieren. Dann geben Sie die Textdokumente an das Übersetzungsbüro und führen, nachdem Sie die finale Version der Dokumente erhalten haben, eine Aktualisierung der Verknüpfungen durch.

Wichtig ist, dass Sie unter Voreinstellungen (bei Windows im Menü Bearbeiten, beim Mac im Menü InDesign) in der Rubrik Dateihandhabung die Option Beim Platzieren von Text- und Tabellendateien Verknüpfungen erstellen eingeschaltet haben: Nur dann erscheint ein Textdokument in der Palette Verknüpfungen.

Mit dieser Option platzieren Sie Texte wie gewohnt über Datei > Platzieren. Wenn Sie die Option Import­optionen anzeigen einschalten, erscheint ein Dialog, in dem Sie steuern, wie mit Absatz- und Zeichenformaten verfahren wird. Idealerweise verwenden Sie bereits im Word-Dokument Formate mit den gleichen Namen wie im InDesign-Dokument. Sie können mit der Option Formatimport anpassen bei Formatzuordnung aber auch Formate neu zuordnen. Diese Zuordnung dürfen Sie als Vorgabe speichern und können sie so jederzeit aufrufen.

Die Aktualisierung nehmen Sie in der Palette Verknüpfungen über das Paletten-Menü und den Befehl Verknüpfung aktualisieren vor.

InDesign

Anführungszeichen austauschen

(msc) Es kommt oft vor, dass in einem Text die falschen Anführungszeichen vorhanden sind. Das lässt sich durch Suchen-Ersetzen mittels eines Grep-Terminus leicht korrigieren. Unter Suchen nach geben Sie das Muster mit den falschen Anführungszeichen ein. Der variable Bereich zwischen den Anführungszeichen wird bei Grep durch einen Terminus aus Klammern, Punkt, Stern und Fragezeichen angegeben. Möchten Sie beispielsweise deutsche Gänsefüsschen in Schweizer Guillements umwandeln, dann verwenden Sie im Feld Suchen nach diesen Term:

„(.*?)“

Die Umklammerung sorgt dafür, dass Sie im Feld Ändern in den Text, der zwischen den Anführungszeichen steht, zum Ersetzen brauchen können. Der Punkt steht für ein beliebiges Zeichen und der Stern gibt an, dass dieses beliebige Zeichen in beliebiger Anzahl vorhanden sein darf (von null bis x-mal). In Kombination mit dem Fragezeichen bedeutet der Punkt, dass die kürzeste Entsprechung verwendet wird. Ohne das Fragezeichen würde der Grep-Term alles zwischen dem ersten Anführungszeichen in einem Absatz und dem letzten Anführungszeichen in einem Absatz markieren. Mit dem Fragezeichen werden immer beieinander stehende öffnende und schliessende Anführungszeichen markiert.

Im Feld Ändern in geben Sie folgenden Term ein:

«$1»

Hier steht $1 als Platzhalter für den Text, den InDesign beim Suchen über das erste Klammernpaar entdeckt hat.

Sie können den gleichen Grep-Ausdruck auch in anderen Editoren verwenden, beispielsweise im Windows-Programm Notepad++ (notepad-plus-plus.org).

Zeichenformat bearbeiten

(msc) Bei der Bearbeitung des Zeichenformats ist es manchmal schwierig, in Zeichenformatoptionen bei Zeichenfarbe die Zuweisung einer Farbe zu löschen – das ist nötig, wenn man möchte, dass die Zeichenfarbe durch das Absatzformat festgelegt wird. Wenn die Liste der Farben kurz ist, kann man einfach in den leeren Bereich unterhalb der Liste der Farben klicken. Falls im Dokument so viele Farben definiert sind, dass die Liste den ganzen Bereich füllt, geht das nicht. Dann hilft zum Glück ein Linksklick bei gedrückter Ctrl-Taste, um die Farbauswahl aufzuheben.

Genau verschieben

(msc) Was tut die normale InDesignerin, wenn sie ein Objekt verschieben will? Klar: Sie markiert das Objekt und zieht es per Maus an die neue Stelle.

Es gibt aber noch eine zweite Möglichkeit. Nach dem Auswählen doppelklicken Sie in der Werkzeugpalette auf das Auswahlwerkzeug, also den schwarzen Pfeil: Es erscheint eine Dialogbox, mit der Sie das Objekt horizontal und/oder vertikal durch Eingabe einer Millimeterangabe verschieben. Ist das Vorschaukästchen angekreuzt, sehen Sie, wo Ihr Objekt landen wird.

Über die Eingaben bei Abstand und Winkel können Sie das markierte Objekt auch gemessen vom Bezugspunkt verschieben.

Farbetiketten in der Seitenpalette

(msc) In CS 5 und CS 5.5 ist es möglich, Seiten farblich zu markieren. Diese so genannten Farbetiketten sind in der Seitenpalette ersichtlich. Wenn man die Etiketten dazu nutzt, unfertige Seiten zu markieren, wird einem anderen Benutzer sofort klar, wo Handlungsbedarf besteht.

Für ein Farblabel wählen Sie eine oder mehrere Seiten aus und klicken im Palettenmenü auf Farbetikett > [Farbname]. Auch Musterseiten können farblich markiert werden.

Preflight als Performance-Bremse

(msc) InDesigns automatischer Pre­flight weist auf Probleme in der Satzdatei hin und ist damit enorm praktisch. Da die Tests rechenintensiv sind, führt diese Prüffunktion bei grossen Dokumenten mitunter zu einem Performance-Problem: InDesign reagiert nicht oder nur sehr träge auf Eingaben. In diesem Fall schalten Sie den Preflight aus – zumindest so lange die Layoutarbeiten noch im Gang sind. Klicken Sie in der Statusleiste im Abschnitt Preflight auf das nach rechts zeigende Dreieck-Symbol und deaktivieren Sie den Menüpunkt Preflight des Dokuments.

Denken Sie daran, vor der Aus- oder Weitergabe den Preflight wieder einzuschalten. Beim nächsten Öffnen ist der Preflight, auf die beschriebene Weise deaktiviert, automatisch wieder aktiv.